Este formato gratuito sirve para controlar la mercancía que tienes en una tienda a consignación: cuánto había, cuánto entregaste, cuánto devolvieron, cuánto se vendió y cuánto te corresponde. Viene en Excel (.xlsx), con los cálculos automáticos, y en PDF para imprimir. Se descarga sin crear cuenta.
Para qué sirve un control de mercancía en consignación
Cuando dejas productos en una tienda, el dinero llega después: solo cuando se venden. Entre una visita y la siguiente, las unidades se mueven, y si nadie lo anota, al cerrar el mes cuesta saber qué pasó.
El formato responde tres preguntas por cada tienda y cada periodo: cuánto se vendió, cuánto le toca a la tienda y cuánto te debe a ti. Funciona junto con la nota de entrega, que registra cada entrega. Si quieres entender mejor el método, lee sobre el control de mercancía en consignación.
Cómo está armado
Usa una hoja por tienda y por periodo. Arriba van la tienda, el periodo (desde y hasta) y la comisión de la tienda en porcentaje. Debajo hay 20 filas con estas columnas:
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| Código | Tu referencia del producto |
| Producto | Nombre del producto |
| Precio de venta | Precio al público |
| Inventario inicial en tienda | Unidades que había al empezar el periodo |
| Entregado | Unidades que dejaste durante el periodo |
| Devuelto | Unidades que retiraste |
| Conteo final | Unidades que cuentan en la tienda al cerrar |
| Vendido | Inicial + entregado - devuelto - conteo final (automático) |
| Valor de ventas | Vendido x precio (automático) |
| Comisión de la tienda | Valor de ventas x % de comisión (automático) |
| A pagar al proveedor | Valor de ventas - comisión (automático) |
Al final hay una fila de totales, también automática. Si “Vendido” da un número negativo, la celda se pone en rojo: significa que hay un error de conteo o de registro. Además de la hoja de control, el archivo trae una hoja “Instrucciones” y otra “Ejemplo” con datos inventados.
Cómo llenarlo paso a paso
- Copia la hoja para cada tienda y cada periodo (por ejemplo, tienda A, octubre).
- Escribe la tienda, las fechas del periodo y la comisión pactada.
- Anota código, producto y precio de venta de cada artículo.
- En “Inventario inicial” pon lo que había al empezar. Para el primer periodo es cero; después, es el conteo final del periodo anterior.
- Registra lo entregado y lo devuelto en el periodo, con base en tus notas de entrega.
- Al cierre, cuenta en la tienda (o pide que la tienda cuente) y anota el conteo final.
- Revisa que ningún “Vendido” salga en rojo. Si pasa, recuenta o revisa entregas y devoluciones.
- Con los totales, ya sabes cuánto corresponde pagar al proveedor.
Ejemplo con números ilustrativos
Datos inventados, comisión de la tienda 30 %:
| Producto | Precio | Inicial | Entregado | Devuelto | Conteo final |
|---|---|---|---|---|---|
| Vela de soya | 10 | 8 | 12 | 2 | 6 |
Vendido = 8 + 12 - 2 - 6 = 12 unidades. Valor de ventas = 12 x 10 = 120. Comisión de la tienda = 120 x 30 % = 36. A pagar al proveedor = 120 - 36 = 84.
Si el conteo final hubiera sido 25, “Vendido” saldría negativo y la celda se vería roja: alguien contó mal o falta registrar una entrega.
Errores comunes
- Arrancar con un inicial inventado. El inicial de un periodo debe ser el conteo final del anterior, no un cálculo de memoria.
- No registrar devoluciones. Si retiras producto y no lo anotas, parecerá que se vendió.
- Contar con prisa. Un solo conteo mal hecho se arrastra al siguiente periodo.
- Mezclar periodos. Si una hoja cubre fechas distintas a las que reportó la tienda, nada cuadra.
- Cambiar precios a mitad del periodo. El valor de ventas usa un solo precio por fila; si cambió, separa en dos filas o dos periodos.
Cuándo una hoja de cálculo deja de ser suficiente
Con pocas tiendas, una hoja por tienda y por mes se maneja bien. Con muchas tiendas, se acumulan archivos, hay que pedir cada conteo por mensaje y pasarlo a mano, y es fácil que se mezclen versiones. También cuesta saber qué tienda tiene qué producto en este momento. Si ya dedicas horas a cruzar cifras, es señal de que la hoja se quedó corta. Mientras tanto, esta plantilla funciona bien. Si quieres ordenar el proceso desde el principio, mira cómo llevar el inventario en consignación.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un formato de control de mercancía en consignación?
Es una hoja donde registras, por tienda y por periodo, el inventario inicial, lo entregado, lo devuelto y el conteo final. Con eso se calcula lo vendido, la comisión de la tienda y lo que te toca cobrar.
¿Cómo se calcula lo vendido?
Inventario inicial + entregado - devuelto - conteo final. La plantilla lo hace sola en cada fila.
¿Cada cuánto debo hacer el conteo?
Depende del acuerdo con la tienda. Lo más habitual es mensual o quincenal. Lo importante es que el periodo de la hoja coincida con el del conteo.
¿Este formato sirve como factura o contrato?
No. Es un control interno y una base para conciliar cuentas. Para facturar, consulta con un contador las reglas de tu país. Los términos del acuerdo van en un contrato de consignación de mercancías.
Cuando quieras dejar de cruzar archivos
COMPA está pensada para ese paso: registras las entregas a cada tienda, las tiendas reportan sus conteos por un enlace sencillo sin crear cuenta, y la plataforma concilia lo entregado, lo vendido y lo devuelto, genera los estados de cuenta y registra pagos y reposiciones.