Controlar la mercancía en consignación consiste en saber, en cada tienda, cuántas unidades dejaste, cuántas quedan, cuántas se devolvieron y cuántas se vendieron. Con eso calculas lo que te deben. Si falta alguno de esos datos, aparecen las diferencias y las pérdidas.
La regla es simple: cada entrega queda documentada, cada tienda se cuenta con regularidad y cada diferencia se aclara a tiempo. Si todavía no tienes claro el modelo, revisa primero qué es el inventario en consignación.
1. Una nota de entrega por cada entrega
Cada vez que dejas producto, deja también un documento con fecha, tienda, producto, cantidad y precio. Que lo firme o confirme quien recibe. Sin ese papel, meses después nadie puede probar cuánto se entregó.
Guarda una copia tú y otra la tienda. Anota también el estado en que queda el producto, por ejemplo si alguna unidad llega con un golpe, para que no se discuta después. Si manejas varias tiendas, usa siempre el mismo formato.
2. Una lista única de productos y precios por tienda
Mantén un catálogo maestro con códigos claros. Para cada tienda, define qué productos lleva y a qué precio. Las diferencias de precio entre tu lista y la de la tienda son una fuente frecuente de discusiones al momento de cobrar.
Cuando cambies un precio, avisa por escrito y anota desde qué fecha rige. Así el estado de cuenta siempre usa el precio correcto para cada venta.
3. Define la frecuencia de conteo
Contar muy poco te deja a ciegas. Contar demasiado consume tiempo. Un punto de partida razonable es contar cada tienda una vez al mes, y con más frecuencia si el producto se vende rápido o es de alto valor.
Anota la fecha del próximo conteo al terminar el actual. Lo importante es que la frecuencia sea fija y la misma para todas las tiendas. Así puedes comparar un periodo con otro.
4. Calcula lo vendido con una fórmula
Lo vendido se obtiene así: lo entregado, menos lo contado, menos lo devuelto. Ejemplo ilustrativo con números simples:
| Concepto | Unidades |
|---|---|
| Existencia anterior más entregas del periodo | 80 |
| Contado en la tienda | 52 |
| Devuelto al proveedor | 3 |
| Vendido | 25 |
La cuenta es 80 - 52 - 3 = 25. Si la tienda además reporta sus ventas, compara ambas cifras. Si no coinciden, hay una diferencia que investigar.
5. Cómo tratar las diferencias
Una diferencia es toda unidad que no está en el estante, ni en las devoluciones, ni en las ventas reportadas. Cuando aparezca:
- Unidades faltantes. Revisa primero si hay errores de conteo o entregas sin registrar. Si no se explican, acuerda con la tienda cómo se asume la pérdida, según lo pactado.
- Producto dañado. Anótalo con fecha y motivo, y decide si se devuelve, se descarta o se descuenta.
- Devoluciones. Registra cada una con su nota, su cantidad y el estado del producto.
Mientras más pronto detectes la diferencia, más fácil es aclararla. Pregunta a la tienda si hubo ventas sin registrar, cambios de lugar en el local o producto regalado. Una diferencia de hace seis meses casi nunca se puede reconstruir.
6. Liquidación y estado de cuenta
Con lo vendido, calculas lo que la tienda te debe. Envía un estado de cuenta con la misma estructura cada periodo: existencia inicial, entregas, devoluciones, conteo final, unidades vendidas, importe y saldo pendiente.
Un estado de cuenta claro evita que el cobro dependa de la memoria de alguien. Para saber qué acuerdos conviene fijar desde el inicio, lee cómo dejar productos a consignación en tiendas.
7. Seguimiento de pagos
Anota cada pago recibido, con fecha y monto, y contra qué estado de cuenta se aplica. Define un plazo de pago y revisa cada semana qué tiendas están vencidas.
Un recordatorio amable a tiempo evita que la deuda crezca. Cuando la tienda pague, indica qué periodo cubre ese pago para que los saldos no se mezclen. Si una tienda se atrasa de forma repetida, conviene revisar el volumen que le dejas.
8. Reponer según lo que se vendió
Los conteos sirven también para decidir cuánto reponer. Si de un producto se vendió casi todo, repón. Si se mueve poco, no insistas. Dejar más mercancía de la que una tienda vende solo inmoviliza tu producto.
¿Hoja de cálculo o herramienta específica?
Una hoja de cálculo es suficiente si manejas una o dos tiendas, pocos productos y una persona ordenada que la actualice después de cada visita. Es gratis y flexible.
Empieza a quedarse corta cuando:
- Tienes varias tiendas con listas de precios distintas.
- Los conteos llegan por mensajes, fotos y llamadas.
- Cuesta saber qué se pagó y qué no.
- Dos personas editan el mismo archivo y se pisan.
En ese punto, una herramienta dedicada ahorra tiempo y reduce errores. Puedes ver qué cubre una herramienta así en la sección de módulos.
Lista de revisión mensual
- Cada entrega del mes tiene su nota de entrega.
- Se contó cada tienda en la fecha prevista.
- Se calculó lo vendido y se revisaron las diferencias.
- Los dañados y devueltos están registrados.
- Se envió el estado de cuenta a cada tienda.
- Se anotaron los pagos recibidos y se revisaron los vencidos.
- Se decidió qué reponer en cada tienda.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se controla la mercancía en consignación?
Con una nota de entrega por cada entrega, conteos periódicos en cada tienda y un cálculo de lo vendido (entregado menos contado menos devuelto). Con eso se prepara el estado de cuenta.
¿Cada cuánto debo contar el inventario en las tiendas?
Una vez al mes es un buen punto de partida. Si el producto rota rápido o es caro, cuenta con más frecuencia. Mantén la misma frecuencia en todas las tiendas.
¿Qué hago si faltan unidades en una tienda?
Primero descarta errores de conteo o entregas sin registrar. Si siguen faltando, aplica lo que acordaron sobre pérdidas. Un acuerdo por escrito desde el inicio evita la discusión.
¿Cómo evito perder dinero en una venta a consignación?
Documenta todo, cuenta con regularidad, envía estados de cuenta a tiempo y cobra dentro del plazo. Evita dejar más producto del que una tienda puede vender.
Para ahorrar trabajo
Con COMPA registras las entregas a cada tienda, las tiendas reportan sus conteos mediante un enlace sencillo sin crear una cuenta, y la plataforma concilia lo entregado, lo vendido y lo devuelto. También genera estados de cuenta y registra pagos y reposiciones.