Esta nota de entrega es un formato gratuito para registrar los productos que dejas en una tienda a consignación. Viene en Excel (.xlsx), con los subtotales y totales calculados solos, y en PDF para imprimir y llenar a mano. Se descarga directo, sin crear cuenta ni dejar datos.
Qué es una nota de entrega y por qué importa en la venta a consignación
Una nota de entrega es el documento que acompaña a la mercancía cuando pasa de un proveedor a un negocio. Dice qué se entregó, cuántas unidades, a qué precio y quién lo recibió.
En la venta a consignación esto pesa más que en una venta normal. La tienda no paga al recibir los productos: paga cuando se venden. Entonces la nota de entrega es la única prueba de qué quedó en el local. Cuando pasen las semanas y toque hacer cuentas, todo se compara contra ella. Si no existe o está incompleta, cada diferencia se vuelve una discusión.
Qué incluye esta plantilla
Encabezado: número de nota, fecha, datos del proveedor (nombre, teléfono, correo) y de la tienda (nombre, dirección, persona de contacto).
Tabla de 15 filas con estas columnas:
| Columna | Qué se anota |
|---|---|
| # | Número de línea |
| Código | Tu código o referencia del producto |
| Producto | Nombre y presentación |
| Cantidad | Unidades entregadas |
| Precio de venta | Precio al público de cada unidad |
| Subtotal | Cantidad x precio de venta, se calcula solo |
Totales: total de unidades y valor total a precio de venta, ambos automáticos.
Otros campos: comisión pactada con la tienda (%), solo como referencia, y un espacio para notas.
Firmas: bloque de “entregado por” y “recibido por”, cada uno con nombre, firma y fecha. Al pie hay una línea que indica que la mercancía sigue siendo del proveedor hasta que se venda, según lo acordado entre las partes.
Cómo llenarla paso a paso
- Asigna un número a la nota. Usa una secuencia simple (001, 002, 003) para no repetir.
- Anota la fecha de entrega y completa los datos del proveedor y de la tienda.
- Escribe una línea por producto: código, nombre, cantidad y precio de venta. El subtotal aparece solo.
- Revisa los totales de unidades y de valor. Compáralos con lo que realmente llevas en la caja.
- Anota la comisión acordada y cualquier detalle útil en notas, por ejemplo “exhibir junto a la caja”.
- Cuenta la mercancía junto a la persona de la tienda, antes de firmar.
- Firmen ambas partes. Imprime dos copias: una para cada lado. Si usas el Excel, guarda también el archivo.
Ejemplo con números ilustrativos
Ejemplo inventado para ver cómo queda:
| # | Código | Producto | Cantidad | Precio de venta | Subtotal |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | VEL-01 | Vela de soya 200 g | 12 | 10 | 120 |
| 2 | JAB-04 | Jabón artesanal | 20 | 4 | 80 |
| 3 | MIE-02 | Miel 250 ml | 6 | 8 | 48 |
Total de unidades: 38. Valor total a precio de venta: 248. Si la comisión pactada fuera 30 %, esa cifra solo queda anotada como referencia: la cuenta final se hace cuando la tienda reporte lo vendido.
Errores comunes
- Firmar sin contar. Una nota firmada con cantidades que nadie verificó no protege a ninguna de las partes.
- Precios que cambian después. Si el precio de venta sube o baja, haz una nota nueva o anótalo con fecha.
- Descripciones vagas. “Varios productos” no sirve. Usa códigos y nombres claros.
- Una sola copia. Si la tienda se queda con el único ejemplar, tú no tienes cómo comprobar nada.
- Olvidar la comisión. Aunque aquí es solo referencia, anotarla evita malentendidos sobre cuánto se descuenta.
Con la nota lista, el siguiente paso es llevar el seguimiento de lo vendido. Para eso tenemos el formato de control de venta a consignación, que complementa esta plantilla. También puedes leer cómo dejar productos a consignación en tiendas.
Cuándo una hoja de cálculo deja de ser suficiente
Para una o dos tiendas, esta nota y una carpeta ordenada alcanzan. El problema aparece al crecer: con cinco o diez tiendas, cada una con entregas, devoluciones y reposiciones, hay muchos archivos que mantener y cruzar a mano. Una nota perdida, un conteo que no llegó o una versión vieja del Excel bastan para que las cuentas no cuadren. Ese es el momento de pensar en algo más organizado.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar una nota de entrega?
Número y fecha, datos de quien entrega y de quien recibe, el detalle de los productos (código, descripción, cantidad y precio) y las firmas. En mercancía a consignación conviene añadir una línea que aclare que los productos siguen siendo del proveedor hasta que se vendan.
¿La nota de entrega sirve como factura?
No. La nota de entrega registra que la mercancía se entregó; no reemplaza una factura. Las reglas de facturación dependen de cada país, así que consulta con un contador cómo documentar tus ventas.
¿Puedo usar la plantilla en Word?
El archivo es de Excel (.xlsx) y también hay un PDF para imprimir. Si prefieres Word, puedes copiar la tabla, aunque perderías los cálculos automáticos.
¿Cuántos productos caben en una nota?
La plantilla tiene 15 filas. Si entregas más productos, llena una segunda nota con otro número y anótalo en ambas.
Para llevar el seguimiento sin tanto papel
Si ya manejas varias tiendas, COMPA permite que registres cada entrega, que las tiendas reporten sus conteos desde un enlace sencillo sin crear cuenta, y que la plataforma concilie lo entregado, lo vendido y lo devuelto, genere los estados de cuenta y deje constancia de pagos y reposiciones.