El inventario en consignación es la mercancía que está físicamente en una tienda, pero que sigue siendo del proveedor hasta que se vende. La tienda la exhibe y la vende, y solo cuando un cliente compra le debe el pago al proveedor. Lo que no se vende puede volver al proveedor.
Es la base de la venta a consignación. Si quieres entender primero el modelo completo, empieza por ahí. Aquí nos concentramos en el inventario: de quién es, cómo se registra y qué problemas aparecen.
Características del inventario en consignación
Estas son las que se repiten en casi cualquier acuerdo:
- La propiedad no cambia al entregar. La mercancía pasa de la bodega del proveedor al local de la tienda, pero sigue siendo del proveedor.
- El pago llega después. La tienda paga lo que vendió, normalmente en cortes acordados (semanal, quincenal o mensual).
- Se pueden devolver las unidades sin vender. Es parte del acuerdo y debe quedar por escrito.
- El proveedor fija el precio, o ambos lo acuerdan. La tienda se queda con un margen o comisión sobre cada venta.
- Hay dos inventarios que deben coincidir. Lo que el proveedor cree que hay en la tienda y lo que la tienda realmente tiene.
Quién es dueño y quién carga el riesgo
En términos generales, el dueño es el proveedor hasta la venta. Por eso suele ser quien asume el riesgo de que la mercancía no se venda. La tienda, en cambio, tiene la mercancía bajo su cuidado y normalmente responde por pérdidas, robos o daños ocurridos en el local.
Cómo se reparte exactamente el riesgo depende de lo que firmen las dos partes. Define por escrito quién paga una unidad dañada, extraviada o vencida. Casi todas las discusiones entre proveedor y tienda nacen de un punto que nadie dejó claro al empezar.
Un ejemplo con números
Imagina que eres un productor de velas y entregas 60 velas a una tienda a un precio de 10 por unidad. Estos números son solo una ilustración.
- Entregas 60 velas con una nota de entrega. Siguen siendo tuyas.
- A fin de mes la tienda cuenta lo que queda en el estante: 38.
- Una vela llegó rota y la tienda te la devuelve: 1.
- Vendidas = 60 - 38 - 1 = 21 velas.
- La tienda te debe 21 x 10 = 210 (antes de descontar su comisión, si la hay).
Las 38 velas del estante siguen siendo tuyas y siguen en tu inventario. Si repones, entregas más y repites el cálculo en el siguiente corte.
Cómo llevar los registros de cada lado
El proveedor
Necesitas saber, en cualquier momento, cuánto tienes en bodega y cuánto hay en cada tienda. Lleva:
- Una nota de entrega por cada visita, con producto, cantidad y precio.
- Una lista de lo que hay en cada tienda (la existencia teórica).
- El resultado de cada conteo y la diferencia contra lo esperado.
- Los estados de cuenta enviados y los pagos recibidos.
La tienda
La tienda debe poder separar la mercancía ajena de la propia. Guarda las notas de entrega, mantén el producto en consignación identificado o en una zona aparte y registra cada venta de esos productos para saber cuánto debe. También debe avisar de unidades dañadas o devueltas.
La idea contable general
En general, mientras la mercancía no se venda, el proveedor la mantiene en su propio inventario aunque esté en la tienda, y la tienda no la registra como una compra suya. Cuando hay una venta, el proveedor reconoce el ingreso y la tienda reconoce su deuda con el proveedor.
El tratamiento exacto depende de las reglas y de las normas contables de tu país (por ejemplo, qué marco de información financiera aplica y cómo se documenta). Confírmalo con tu contador antes de decidir cómo registrar estas operaciones.
Problemas comunes
- Mermas y faltantes. Unidades que desaparecen por robo, extravío o errores de conteo. Sin conteos periódicos nadie sabe cuándo ocurrió.
- Conteos desactualizados. Si el último conteo fue hace tres meses, no puedes saber qué se vendió ni cuándo reponer.
- Mercancía vencida o dañada. Hay que acordar quién la retira y quién asume el costo.
- Diferencias de precio. La tienda cobra un precio y tú tienes otro en tu lista.
- Pagos que se alargan. Sin estados de cuenta claros, es fácil que el cobro se olvide.
La guía de control de mercancía en consignación explica cómo prevenir cada uno de estos problemas paso a paso.
Cómo manejarlo con varias tiendas
Con una tienda, una hoja de cálculo suele alcanzar. Con cinco o diez, el trabajo se multiplica: cada local tiene su propia lista, sus precios, su calendario de conteos y su saldo pendiente. Los errores aparecen cuando todo eso vive en archivos distintos.
Un orden básico ayuda mucho:
- Una lista maestra de productos y una lista de precios por tienda.
- Un calendario de visitas o conteos, igual para todas.
- Un registro único de entregas, devoluciones y pagos.
- Un estado de cuenta por tienda al cierre de cada periodo.
Para ver cómo se deja la mercancía y se acuerdan las condiciones, lee cómo dejar productos a consignación en tiendas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el inventario en consignación?
Es la mercancía que está en una tienda pero sigue siendo del proveedor hasta que se vende. La tienda la exhibe y paga solo lo que vende.
¿Quién registra el inventario en consignación, el proveedor o la tienda?
Ambos llevan registros, pero con fines distintos. El proveedor lo mantiene como parte de su inventario. La tienda lo controla aparte para saber qué debe y qué puede devolver. El tratamiento contable depende de tu país, así que consúltalo con tu contador.
¿Qué pasa con la mercancía que no se vende?
Normalmente vuelve al proveedor, según lo acordado. Conviene fijar un plazo y quién paga el traslado.
¿El inventario en consignación sigue las normas NIIF?
Las normas contables de cada país definen cuándo se reconoce el inventario y el ingreso. En general, el proveedor mantiene la mercancía como suya hasta la venta, pero los detalles dependen de la normativa que te aplique. Confirma con tu contador.
Para llevarlo ordenado
Si manejas varias tiendas, COMPA te permite registrar las entregas a cada tienda, recibir los conteos mediante un enlace sencillo (la tienda no necesita crear una cuenta) y ver lo entregado, lo vendido y lo devuelto conciliado, con estados de cuenta y registro de pagos y reposiciones.